BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I VIRENA AS

När du är i kontakt med oss ​​som kund behandlar VIRENA AS personuppgifter om dig. Nedan hittar du därför information om vilka personuppgifter som samlas in, varför vi gör detta och dina rättigheter i förhållande till behandlingen av personuppgifterna.

Den personuppgiftsansvarige för de personuppgifter vi behandlar är VIRENA AS av general manager Kaisa Bye Derås. Kontaktinformationen för VIRENA AS är:

Adress: Bjørumsvegen 15, 4820 Froland E-post: support@virena.eu, organisationsnummer.: 927 312 182

Om du har några frågor om vår behandling av personuppgifter kan du kontakta oss.

Varför samlar vi in ​​personuppgifter och vilken typ av information samlar vi in

Vi samlar in och använder dina personuppgifter för olika ändamål beroende på vem du är och hur vi kommer i kontakt med dig. Vi samlar in följande personuppgifter för de ändamål som anges här:

  1. Etablering av kundrelationer (beställning av produkten) och administration av kundrelationen. I detta sammanhang behandlas kontaktuppgifter, eventuell identitetshandling, betalningsuppgifter i form av telefonnummer, e-postadress, postadress och IP-adress för beställningen samt köphistorik. Behandlingen sker utifrån GDPR artikel 6 (1) bokstav b eftersom det är nödvändigt för att uppfylla ett avtal vi gör med dig som kund.
  2. Lagring/lagring av korrespondens med anledning av kundrelationen. I detta sammanhang behandlas personuppgifter som är nödvändiga i förhållande till det aktuella ärendet. Behandlingen sker för att vi kan vara juridiskt skyldiga att lagra informationen, samt av säkerhetsskäl, se punkt 7.
  3. Fakturering. Kontaktuppgifter och betalningsuppgifter behandlas i detta sammanhang. Behandlingen sker utifrån GDPR artikel 6 (1) bokstav b, behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund.
  4. Utsändning och kontakt relaterat till marknadsföring, nyhetsbrev och annan relevant information om vår verksamhet och våra produkter, samt andra produkter och tjänster inom Hefner holdings AS-gruppen. I detta sammanhang behandlas namn, telefonnummer och e-postadress. Behandlingen sker på basis av samtycke från den som tar emot marknadsföringen enligt 15 § marknadsföringslagen, vanligtvis privatkunder.
  5. Information om potentiella kunder. I detta sammanhang behandlas kontaktuppgifter. Behandlingen sker utifrån GDPR artikel 6 (1) bokstav f. Vi har bedömt den så att behandlingen är nödvändig för att ta hand om de kommersiella hänsynen till vår verksamhet.
  6. Rekrytering. I detta sammanhang behandlas CV, ansökningar, intyg, diplom, utlåtanden från referenser, interna bedömningar/intervjurapporter, eventuellt personlighetstest och förmågastester. Behandling av personuppgifter sker på basis av ett avtal med den person som söker en tjänst hos oss, det vill säga GDPR artikel 6 (1) bokstav b.

Om vi ​​behåller ansökningsunderlag efter avslutad rekryteringsprocess baseras detta på samtycke från den som söker tjänsten, jfr GDPR artikel 6 (1) bokstav a.

  1. Säkerhet. I detta sammanhang behandlas inloggningar på servrar, avtäckning, eventuell korrespondens, förtydligande och uppföljning av säkerhetsincidenter mm. Behandlingen sker på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav f. Vi har bedömt att denna behandling är nödvändig för att säkerställa informationssäkerheten och förhindra obehörigt utlämnande av personuppgifter.
  2. Användning av cookies för statistik och webbplatsutveckling. Vi tar emot statistik och data från Google Analytics och Facebook. Vi hänvisar till dessa företags användarvillkor för mer information. Vi tar inte emot personuppgifter från dessa företag och lagrar eller behandlar inte dessa uppgifter själva.

Utlämnande av personuppgifter till andra

Vi avslöjar eller överför inte dina personuppgifter till andra såvida det inte finns en rättslig grund eller order för sådant avslöjande. Exempel på detta är vanligtvis juridiska skyldigheter som kräver att vi lämnar ut informationen till offentliga organ.

VIRENA AS använder även externa databehandlare för att behandla personuppgifter för vår räkning. I sådana fall har vi ingått avtal för att säkerställa informationssäkerheten i alla led av behandlingen. Vi använder följande databehandlare från och med idag:

  • Direct House Arendal AS, Bjørumsvegen 15, 4820 Froland. Direct House driver vår kundtjänst och hanterar försändelser, både utgående och inkommande.
  • Riverty Norway AS, Kongens gate 6, 0153 Oslo. Riverty driver våra tjänster för fakturaadministration, kallelse och inkasso.

All behandling av personuppgifter som vi åtar oss sker inom EU/EES-området.

Lagringsperiod

Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge som är nödvändigt för det ändamål för vilket personuppgifterna samlades in.

Detta innebär till exempel att personuppgifter som vi behandlar på grundval av ditt samtycke kommer att raderas om du återkallar ditt samtycke. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra ett avtal med dig raderas när avtalet har fullgjorts och alla förpliktelser som följer av avtalsförhållandet har fullgjorts. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra en rättslig skyldighet från myndigheterna raderas när den rättsliga grunden bestämmer det. Det gäller till exempel bokföring och redovisningsregler.

I tabellen nedan finns en översikt över hur länge vi behandlar personuppgifter för olika ändamål:

ÄndamålLagringstid
KundinformationSå länge kundförhållandet varar och upp till 10 år efter kundförhållandets upphörande.
Förvaring/förvaring av särskilda handlingar relaterade till kundförhållandetSå länge kundrelationen varar
FaktureringsinformationUpp till 5 år efter räkenskapsårets utgång gjordes fakturering
Information om potentiella kunderUpp till 6 månader
RekryteringUpp till 3 månader efter att ansökningstiden gått ut. Med den sökandes samtycke sparar vi CV, ansökan, intyg och diplom i upp till 2 år för användning i nya relevanta platsannonser.
SäkerhetsloggarUpp till 1 år
SäkerhetskopieringUpp till 3 år

Dina rättigheter när vi behandlar personuppgifter om dig

Du har rätt att kräva tillgång, rättelse eller radering av de personuppgifter vi behandlar om dig. Du har även rätt att kräva begränsad behandling och under vissa förutsättningar invända mot behandlingen. Du kan läsa mer om dessa rättigheter på den norska datatilsynets webbplats: www.datatilsynet.no.

För att utöva dina rättigheter måste du kontakta oss via e-post eller telefon. Vi kommer att svara på din förfrågan så snart som möjligt och senast inom 30 dagar. Vi kommer att be dig bekräfta din identitet eller tillhandahålla ytterligare information innan vi tillåter dig att utöva dina rättigheter hos oss. Vi gör detta för att vara säkra på att vi bara ger åtkomst till dina personuppgifter till dig – och inte till någon som utger sig för att vara du.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till vår behandling av personuppgifter. Det enklaste sättet att göra detta är att avsluta prenumerationen på nyhetsbrevet genom att följa avregistreringslänken i varje nyhetsbrev. Du kan också kontakta oss via e-post eller telefon.

Klagomål

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte överensstämmer med det vi har beskrivit här eller att vi på annat sätt bryter mot integritetslagstiftningen kan du klaga till det norska datatilsynet. Du hittar information om hur du kontaktar Datatilsynet på Datatilsynets webbplats: www.datatilsynet.no.

Ändringar

Om det skulle ske en ändring av våra tjänster eller ändringar i regelverket om behandling av personuppgifter kan det leda till ändringar i den information du har fått här. Om vi ​​har dina kontaktuppgifter kommer vi att göra dig medveten om dessa ändringar. Dessutom kommer uppdaterad information alltid att finnas tillgänglig på vår webbplats.